Có thể nói, việc số hóa tài liệu là xu hướng phát triển tất yếu, phù hợp với sự phát triển của công nghệ trong thời đại 4.0, đáp ứng các nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản và sử dụng tài liệu hiện tại cũng như trong tương lai. Theo nhận định của Văn phòng Trung ương, trong thời gian tới, tài liệu giấy vẫn sẽ là loại hình tài liệu chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, loại hình tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn cũng sẽ hình thành ngày càng lớn. Chính phủ điện tử với các giao dịch điện tử, chữ ký số điện tử... dần dần thay thế văn bản truyền thống (Đề án phát triển công tác văn thư, trữ Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội, giai đoạn 2018-2025, Văn phòng Trung ương Đảng). Hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức Đảng tạo ra ngày càng nhiều các tài liệu lưu trữ không truyền thống, đòi hỏi công tác lưu trữ phải thay đổi cách tiếp cận với tài liệu điện tử, đồng thời phải đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu giấy.

Ngày 07/11/2018, Văn phòng Trung ương Đảng đã hành Hướng dẫn 40-HD/VPTW về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội. Mục đích của việc số hóa nhằm tạo lập bản sao tài liệu dưới dạng điện tử để phục vụ khai thác thay cho sử dụng tài liệu gốc và bảo hiểm, góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc. Phạm vi: thực hiện số hóa đối với tài liệu giấy tại văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội (từ trung ương đến cơ sở) và tại lưu trữ lịch sử của Đảng.

Ngoài ra, các văn bản chỉ đạo của Đảng liên quan đến số hóa tương đối đa dạng là căn cứ quan trọng giúp cho việc triển khai xây dựng và thực hiện kế hoạch số hóa của Đảng bộ tỉnh thuận lợi. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử có Quy định số 269-QĐ/TW, ngày 25/11/2014 của Ban Bí thư về thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan đảng; về đăng ký văn bản đến có Quy định số 29-QĐ/VPTW, ngày 25/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các tỉnh ủy, thành ủy; về giao dịch điện tử có Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về gửi nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng; về sử dụng chữ ký số có Hướng dẫn số 08-HD/VPTW, ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng; về chứng thực điện tử có Hướng dẫn số 10-HD/VPTW, ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về chứng thực lưu trữ...

Về số hóa tài liệu văn thư, hằng năm, mỗi cơ quan ban hành từ hàng trăm đến hàng nghìn văn bản. Các cơ quan sẽ phải lựa chọn tài liệu có giá trị dự kiến đưa vào lưu trữ để số hóa. Việc số hóa tài liệu giấy tại văn thư các cơ quan sẽ làm tiền đề cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được thuận lợi.

Tại lưu trữ lịch sử, số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm. Việc lựa chọn tài liệu theo quy định của cơ quan, tổ chức, thứ tự ưu tiên gồm: giá trị thông tin của tài liệu, tình trạng vật lý, tần xuất khai thác tài liệu. Đây là điều kiện quan trọng phải thực hiện trước khi tiến hành số hóa tài liệu.

Số hóa tài liệu tại văn thư cơ quan và tại lưu trữ lịch sử theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, nếu được thực hiện đồng thời sẽ đem lại hiệu quả rất lớn. Đặc biệt, cần bảo đảm các yêu cầu về kỹ thuật, phương tiện quan trọng trong quá trình số hóa và cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu, phân quyền truy cập, đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu; cần có phần mềm thống nhất dùng chung trong các cơ quan, tổ chức để đảm bảo yêu cầu về an toàn dữ liệu và số hóa tài liệu; tổ chức tập huấn về kỹ thuật, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, tập huấn về công tác số hóa tài liệu.